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在现代办公室中，黑白高速打印商业传真机成为了沟通和文件传递的关键工具。以下是使用这种传真机的详细步骤指南，帮助用户轻松完成传真发送与接收。

步骤一：准备传真机

确保传真机的电源接通，并且连接到电话线。检查纸盘中是否有足够的传真纸，以免发送过程中出现纸张不足的情况。按照传真机手册中的说明，进行初始设置，如设置日期和时间。

步骤二：撰写传真内容

在发送传真之前，通常需要准备传真内容。可以使用文字处理软件撰写并格式化好文档。如果需要，可以在文档顶部加上“传真封面”，包括发件人和收件人的信息，以及传真主题。

步骤三：扫描文档

将准备好的纸质文件放入传真机的扫描区域。确保文件正面朝下（具体放置方式可参考传真机说明书）。如果传真机支持自动双面扫描，那么可以直接选择该功能，以节省纸张。

步骤四：输入传真号码

在传真机的控制面板上，找到数字输入区。输入目标传真机的电话号码，确保号码的准确性。如果发送传真到国际号码，按照传真机说明书的要求，先输入相应的国际区号。

步骤五：选择发送设置

根据需要调整发送设置。例如，可以选择扫描分辨率。通常情况下，标准分辨率即可满足大多数需求。如果对于文件的清晰度有高要求，可以选择更高的分辨率，这将增加发送时间但提升传真质量。

步骤六：发送传真

确认所有设置无误后，按下“发送”或者“开始”按钮。传真机开始扫描文档并将其发送到指定的号码。在此过程中，传真机会显示发送状态，通常会有进度条或指示灯提示。

步骤七：确认传真发送成功

发送完成后，传真机会输出一份发送确认报告。确保仔细检查报告，确认传真已成功发送。如果显示失败，可以根据传真机说明书中的排障指南进行故障排查，常见问题包括电话线未连接或收件人传真机忙碌。

步骤八：接收传真

如果需要接收传真，确保传真机处于开启状态，并连接至电话线。传真机会自动接收并打印到纸上。当有人发送传真至该号码时，传真机会自动识别并打印输入的信息。

步骤九：维护保养

定期检查传真机，保持打印头和扫描模块清洁，以确保传真质量。同时，关注墨水和纸张的剩余量，及时更换耗材以保证正常运行。

通过以上步骤，用户可以顺利使用黑白高速打印商业传真机进行文件的发送与接收，确保业务沟通高效流畅。